KSeF v Polsku 2026: Co musí vědět české firmy?

Polsko zavedlo zásadní změnu v oblasti fakturace. Od 1. dubna 2026 má většina podnikatelů povinnost používat systém KSeF (Krajowy System e-Faktur), což znamená přechod na povinnou elektronickou fakturaci. Pro české firmy, které obchodují s Polskem, je důležité pochopit nejen princip fungování tohoto systému, ale také jeho praktické dopady na každodenní provoz.

Co je KSeF?

KSeF je centrální státní systém, který umožňuje vystavování, odesílání a archivaci faktur v elektronické podobě.
Na rozdíl od klasických PDF faktur budou všechny dokumenty vystavovány ve strukturovaném formátu a odesílány přímo do systému spravovaného polskou finanční správou.
To znamená, že faktura bude považována za vystavenou až ve chvíli, kdy bude přijata systémem KSeF.

tok dokumentu v ksef

Jak KSeF ovlivní české firmy?

KSeF se přímo týká především firem registrovaných k DPH v Polsku. Pokud má česká firma:
– registraci k DPH v Polsku
– pobočku v Polsku
– pak musí vystavovat faktury prostřednictvím systému KSeF.

Co to znamená v praxi?
– povinnost vystavovat faktury přes KSeF
– nutnost přizpůsobit účetní nebo fakturační systém
– změna procesu fakturace

A co firmy bez registrace v Polsku?
Pokud česká firma není registrovaná k DPH v Polsku, KSeF se jí přímo netýká. Může se jí ale dotknout nepřímo – například při komunikaci s polskými partnery, kteří KSeF používají.

Výhody a rizika KSeF

Výhody:
– rychlejší zpracování faktur
– vyšší transparentnost
– snížení chybovosti

Rizika:
– nutnost změny procesů
– počáteční náklady na implementaci
– závislost na IT systémech

Zavedení KSeF v Polsku představuje zásadní krok směrem k digitalizaci účetnictví. České firmy by neměly tuto změnu podcenit a měly by se na ni připravit s dostatečným předstihem.